De la masse de données à une information structurée et pertinente

Bien que nous ayons été initialement engagés pour mettre en place un reporting financier dans Power BI destiné à l’équipe de direction, nous avons rapidement découvert des problèmes majeurs dans les processus comptables ainsi que d’importantes incohérences dans les systèmes comptables récemment implémentés.

Le périmètre initial a évolué vers la résolution de problèmes comptables critiques au sein de la fonction finance et comptabilité. Malgré plusieurs obstacles, il nous a été demandé de stabiliser la fonction comptable en ré-ingéniant des processus obsolètes et en les remplaçant par des workflows basés sur les meilleures pratiques. Les améliorations incluaient la rationalisation de tâches chronophages et l’optimisation de l’utilisation de leur logiciel.

Nous avons également été sollicités pour soutenir le processus d’audit et finaliser le rapport annuel.

En parallèle, nous avons avancé sur les projets principaux : définition d’un processus de Purchase Order et création d’un package complet de reporting de gestion dans Power BI. Cela impliquait également l’élaboration pour la première fois d’un budget directement dans leur système comptable.

Dans le cadre de la stabilisation de l’équipe Finance & Comptabilité, nous avons d’abord créé un reporting financier adéquat pour répondre aux besoins du management et du conseil d’administration.

Ensuite, nous avons ré-ingénié de nombreux anciens processus selon les meilleures pratiques. Ces améliorations allaient de la rationalisation de tâches chronophages à une meilleure utilisation des capacités du logiciel.

Nous avons ensuite repris le suivi de l’audit 2019, certains livrables clés étant encore en suspens.

De plus, nous avons réorganisé l’équipe comptable en intégrant certains de nos consultants afin de renforcer l’expertise comptable durant la phase de stabilisation.

Dans le cadre de la mise en place du processus de Purchase Order, nous avons fourni un business case détaillé et des modèles pour faciliter la conception par l’équipe digitale.

Concernant la création du reporting BI, nous avons défini un modèle de données solide basé sur les différents logiciels utilisés par le client, puis conçu le rapport principal utilisé par le management pour le controlling.

Nous avons tout d’abord assuré la finalisation correcte des audits 2019 et 2020, sachant qu’un nouveau package comptable avait été mal implémenté avant notre arrivée.

Ensuite, nous avons fourni à l’équipe dirigeante un reporting financier au format Excel permettant un suivi adéquat de l’activité, en attendant l’achèvement du développement du reporting Power BI.

Parallèlement, nous avons mis en place la structure de données nécessaire au reporting Power BI et produit certains des rapports demandés par le management.

Nous avons également retravaillé la structure des objets de comptabilité analytique pour permettre une segmentation adéquate de leur modèle économique.

Concernant le processus de Purchase Order, nous sommes à mi-parcours de l’implémentation, sachant qu’il automatisera les écritures d’accruals et assurera un meilleur contrôle dans le flux d’achats.